¿Dónde habré puesto los malditos papeles?
Tipo de Empresa:
Empresas de archivo, custodia y gestión de documentos
Creación:
15/02/98
Son muchas las empresas que no saben dónde archivar sus documentos, y lo que es peor, no los encuentran cuando los necesitan. Casi ninguna de ellas puede permitirse contar en su plantilla con personal especializado en la correcta gestión del archivo, Las empresas que ofrecen servicios externos de archivo, custodia y tratamiento de documentos permiten una alternativa a este problema. Círculo de Progreso, firma especializada en información laboral y académica, analiza para ABO Nuevo Trabajo la puesta en marcha de este tipo de negocios. Para este fin, ha contado con la colaboración de José F. Damas, fundador y consejero delegado de Madrileña de Archivos S. A. (M.D.A.) El negocioEL negocio consiste en el servicio externo de archivo, custodia y tratamiento de cualquier tipo de documento generado por sus clientes. Los documentos se recogen en la sede del cliente, se archivan, se identifican, se ordenan y se almacenan en lugares especialmente preparados para tal fin, Cuando el cliente necesita un documento, la empresa de documentación externa lo localiza, lo lleva al lugar solicitado y lo recoge una vez cumplida su función. El mercado.El volumen total del mercado ronda los 1,200 millones de pesetas anuales, gestionándose aproximadamente 3.000 millones de documentos. En España, la primera empresa de este tipo se creó hace ocho, por lo que la cultura de externalización de archivos todavía no existe en nuestro país y hay una mayor reticencia a ceder los documentos a terceros. Es un mercado con gran potencia de desarrollo, ya que se considera que nuestro país cuenta con más de 200.000 empresas que generan documentación suficiente para requerir este tipo de servicio. El mercado está concentrado en seis empresas que operan en las principales ciudades (Madrid, Barcelona, Bilbao), siendo su competencia otras empresas no especializadas, que solamente guardan los documentos sin proceder a su ordenación y tratamiento y que acaparan una cuota de mercado que no supera el 3 %. Los clientes son tanto empresas como particulares, Dentro de las empresas, son las multinacionales, con un 75 %, las que generan la mayor parte del negocio, seguidas por las Pymes con un 22%, mientras que los particulares solamente suponen el 3 %. Los clientes.El cliente decido qué tipo de servicio quiere contratar, en un paquete que incluye desde la mera custodia hasta la completa gestión. Su captación es complicada, ya que las técnicas habituales de marketing no llegan con suficiente claridad al público objetivo. Se calcula que el 85 % conocen estos servicios a través de la recomendación de otros usuarios, Otra dificultad añadida para la captación de los clientes es la resistencia inicial de los mismos a ceder ';sus papeles'; a una empresa desconocida, Este impedimento se vence demostrando al cliente que se superan con mucho las condiciones de seguridad y orden que él mismo podría aplicar a sus documentos. Así mismo, es muy importante adecuar los servicios a las necesidades individuales de cada cliente, ir adentrándose en sus propios sistemas y actuar con agilidad cuando requiere un documento bajo la custodia de la empresa externa de documentación. Los inicios.La elección del cliente al que se espera prestar estos servicios es esencial para el posterior desarrollo del negocio, Puesto que son las multinacionales las que más demandar este servicio, es en las grandes ciudades donde cuenta con mayores perspectivas de éxito. Las instalaciones y un personal altamente especializado, son también claves para que los documentos no sufran el más mínimo deterioro y sean fáciles de localizar, Es una labor complicada, que requiere una constante reinversión y donde los resultados son siempre a largo plazo. El capital humano.Tratándose de un servicio es básica la parte de archivo y gestión. Se requiere personal con formación universitaria en las áreas de biblioteconomía y documentación para el control y ordenación de los documentos. Es importante contar con buenos profesionales para la creación y puesta al día de los sistemas informáticos, y con personal de administración, operarios para las tareas de almacenamiento y conductores. La gestión.Se distinguen dos grandes áreas: producción y atención al cliente. La primera realiza el trabajo de documentación y se encarga de coordinar el transporte, la segunda está en contacto con el cliente para conocer sus necesidades y atender sus solicitudes, La empresa debe estar constantemente alerta para tener toda la documentación puesta al día, sin incurrir en errores que podrían resultar muy costosos. Claves: Instalaciones preparadas para conservar los documentos en orden y con las condiciones de temperatura y seguridad idóneas. Agilidad para que los documentos llaguen al cliente cuando así se lo demandan Adaptabilidad del personal para poder cumplir con las funciones que realizaría el documentalista de la propia empresa Organización para que no fallen los eslabones que separan al cliente del proveedor y se pueda actuar con orden y celeridad Caso práctico: MADRILEÑA DE ARCHVOS (MDA) Fundada en 1994 por José Fernando Damas, la empresa nace fruto de la escisión de una empresa anterior creada junto a otro socio y también dedicada a este tipo de servicios. José Fernando Damas tomó la idea de Francia, donde ya existían negocios similares y hasta donde se trasladó para conocer su funcionamiento MDA cuenta con más de 400 clientes. Ha encontrado su nicho de mercado entre los pequeños y medianos empresarios que no disponen de espacio suficiente para conservar adecuadamente sus documentos. Las oficinas están en Madrid, aunque tiene centros de custodia en Humanes y Colmenar Viejo (Madrid) y Barcelona. En estos momentos ultima la puesta en marcha de otros centros en Andalucía y Levante Entre sus instalaciones destaca la sala ';Faraday'; que dispone de los más modernos sistemas para la custodia de documentación relativos a temperatura, campos magnéticos, alarmas antiincendios,... Asimismo, han introducido un sistema de código de barras para el control de documentación C/ Mauro, 6. 28002 Madrid. Tel: 91 5153086. Fax: 91 5194116 Negocio:SERVICIO EXTERNO DE ARCHIVO, CUSTODIA Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS Sector:DOCUMENTACIÓN Definición de negocio:Archivan, custodian, ordenan y gestionan documentos de otras empresas, transportándolos al lugar solicitado por el cliente cuando así lo demanda Datos de creacción: Además de los datos normales de constitución de cualquier tipo de sociedades tales como las licencias de actividades e instalaciones, CIF y alta en el censo, Alta en el LAE y en IVA o IRPF; legalización de libros, inscripción en SS, inscripción en patentes, marcas e inmuebles..., conviene tener en cuenta: Autorizaciones administrativas especiales:Al ser un sector con escasa regulación no es necesaria ninguna autorización especial Asociación empresarial del sector:No existen asociaciones específicas de este sector. Asociaciones afines: Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas: C/ Recoletos 5. Tel: 91 5751626 Impuesto de actividades económicas:(IAE). Epígrafe: 7541 Datos económicos y de gestión: Inversión inicial aproximada:45.000 euros (7,5 mill ptas) Instalaciones necesarias:Nave con condiciones especiales de temperatura, alarmas, controles antiincendio y seguridad, oficinas, vehículos y software especial para la gestión de documentación Material necesario: Personal necesario:6 personas Cualificación del personal:1 director, 1 cuadro medio, 1 técnico superior, 1 administrativo, 1 oficial de almacén, 1 conductor Cifras en punto de equilibrio: Ingresos / ventas antes de IVA:330.000 euros (55MM ptas/año) Gastos: Personal: 63% Generales: 5% Compras y servicios externos: 10% Amortizaciones: 6% Financieros: 4% Publicidad: 5% Otros: 2.5% Total de gastos:330.000 euros (55MM ptas/año) Datos de mercado: Volumen de facturación del sector: 7.000.000 euros (1.200 mill ptas) (No hay datos oficiales) Facturación grandes empresas del sector: 84% (6 mill euros / 1.000 mill ptas) Facturación pequeñas empresas del sector: 16% (1.200.000 euros / 200 mill ptas) Volumen de documentos gestionados 1997 por el sector: 3.000 millones |
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