¡Vaya lío de papeles!
Tipo de Empresa:
Gestión informatizada de documentos
Creación:
13/12/98
Son muchas las empresas que tienen dificultades para almacenar correctamente sus documentos de manera que puedan disponer de ellos en cualquier momento. Gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías se han creado potentes sistemas de gestión documental que eliminan la necesidad de acumular papeles y permiten obtener los documentos con mayor rapidez, ofreciendo una solución al problema. Círculo de Progreso, firma especializada en información laboral y académica, analiza para ABC Nuevo Trabajo la puesta en marcha de este negocio. Para este fin, ha contado con Alfonso Carrasco, socio de Sistemas de Documentación Multimedia El negocioEl negocio consiste en proporcionar a las empresas clientes software especializado en el almacenamiento y gestión de documentos. Estos sistemas recopilan todo el material existente en el fondo documental de las entidades integrando texto, gráficos e imágenes en diversos formatos digitales (el más utilizado es el CD-ROM) para facilitar al máximo su manejo. El negocio, así planteado, incluye la distribución, venta e instalación de estos equipos pero no su fabricación. Es conveniente ampliarlo con un servicio postventa de mantenimiento y actualización de equipos, además de proporcionar a los clientes la formación adecuada para que aprendan a utilizarlos. El mercado.Durante el pasado año en España las empresas proveedoras de equipos de gestión documental alcanzaron un volumen de negocio cercano a los 2.500 millones de pesetas. De ellos, el 40 por 100 fue generado por grandes empresas del sector y el 60 por 100 restante por pequeñas. El origen de este mercado se sitúa a finales de los ochenta. Las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental ofrecieron a las empresas la posibilidad de ahorrar espacio, mayor seguridad a la hora de almacenar los documentos y, sobre todo, la posibilidad de recuperarlos con facilidad. El gran salto se produjo tras lograr una estandarización de formatos gracias al almacenamiento de información en cualquier tipo de CD-ROM. En estos momentos el mercado está concentrado en doce empresas que operan en las principales ciudades del país, y compiten con las grandes firmas de informática que ofrecen este servicio como una actividad más. Se calcula que solamente se ha tocado el 2 por 100 de los clientes potenciales, por lo que el futuro del sector parece asegurado. La tendencia general se encamina hacia la utilización de soportes mucho más potentes y baratos, en especial el DVID (Disco Digital de Vídeo) un disco compacto capaz de almacenar 20 millones de páginas de datos por unidad. Los clientes.Los clientes son en un alto porcentaje (90 por 100) empresas grandes. Tan sólo el 10 por 100 corresponde a Pequeñas entidades. Por actividades, el mayor número de clientes (50 por 100) procede de la banca. El otro 50 por 100 se divide entre diferentes sociedades: compañías de seguros, organismos oficiales, partidos políticos, constructoras, empresas de servicios, comerciales, etcétera. Las empresas españolas en general todavía poseen un conocimiento muy escaso sobre los servicios de gestión documental, por lo que la fuente principal de clientes continúa siendo el boca a boca entre los empresarios. En los inicios, también es recomendable realizar campañas de publicidad en prensa, principalmente en revistas de informática, acompañándolo de varios mailings por sectores, y una labor comercial directa. Los inicios.Implican un conocimiento en profundidad de las herramientas informáticas aplicables al sector, y también contar con personal especializado que sepa informar a cada cliente de lo que necesita. Para mantenerse al día en un mercado tan cambiante es muy importante acudir regularmente a las ferias nacionales e internacionales donde los fabricantes de software muestran sus novedades, e invertir una parte del capital inicial en la compra de nuevos productos. Con el tiempo también será conveniente establecer una red de distribuidores para darse a conocer en diferentes puntos de la geografía. El capital humano.Está formado principalmente por técnicos y licenciados en Informática con conocimientos de marketing, y licenciados en Documentación. También es importante contar con personal formado para realizar las labores de administración y comerciales que posean amplios conocimientos sobre el mercado de la gestión documental informatizada. La gestión.La gestión se divide de en tres áreas: el departamento de explotación, desde donde se coordinan todos los servicios a los clientes; mantenimiento de instalaciones, formación, desarrollo de aplicaciones, digitalización de los documentos, nuevas investigaciones, etcétera. La administración, que atenderá la contabilidad, Recursos Humanos y otros temas relacionados con la propia empresa, y el área comercial, encargada de captar nuevos clientes y contactar con fabricantes y distribuidores. Claves: Amplios conocimientos de las novedades en cuanto a aplicaciones y soluciones de gestión documental. Contar con personal altamente cualificado en las nuevas tecnologías, sobre todo las relacionadas con el sector. Realizar una buena gestión en la compra de equipos. Capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada cliente. Desarrollar una buena campaña inicial de publicidad en revistas especializadas apoyada por una labor comercial directa. Caso práctico: Sistemas de Documentación Multimedia Fundada en 1991 por Francisco García, Carlos Herranz y Alfonso Carrasco, profesionales con amplia experiencia en el mundo de la gestión documental. Digitalizan y graban información procedente de todo tipo de documentos a formato CD?ROM. Además de proporcionar las herramientas informáticas necesarias en cada caso, poseen un departamento de formación para los clientes y realizan servicios de mantenimiento de los equipos. SDM cuenta con más de 100 clientes y digitaliza más de 500 millones de documentos al año. Actualmente su producto estrella es Alcherny, un gestor de bases de datos de capacidad ilimitada, capaz de admitir de forma transparente todo tipo de documentos que haya sido generado en cualquier soporte informático. Con una plantilla actual de quince personas, se encuentran en pleno proceso de expansión. Por el momento cuenta con doce distribuidores en diferentes puntos de España y Portugal y acaban de abrir una oficina en Chile. Sus objetivos más inmediatos: potenciar el consumo masivo de Alcherny en la Pyme, e instalarse en otros países sudamericanos. Teif: (91) 754 30 63 web: www.sdm.es Negocio:GESTIÓN INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS Sector:TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Definición de negocio:Se encargan de proporcionar a cada cliente las herramientas para digitalizar sus documentos internos y almacenarlos en soportes electrónicos de bajo coste y gran capacidad como el CD-ROM Datos de creacción: Además de los datos normales de constitución de cualquier tipo de sociedades tales como las licencias de actividades e instalaciones, CIF y alta en el censo, Alta en el LAE y en IVA o IRPF; legalización de libros, inscripción en SS, inscripción en patentes, marcas e inmuebles..., conviene tener en cuenta: Autorizaciones administrativas especiales:No es necesaria ninguna autorización especial Asociación empresarial del sector:No existe una asociación específica de este sector. Asociación afín: SEDISI. Asociación Española de Empresas de Tecnología de la Información. C/ Príncipa de Vergara, 43. 8º. Tel: 915774466 Impuesto de actividades económicas:(IAE). Epígrafe: 61 Datos económicos y de gestión: Inversión inicial aproximada:90.000 euros (15 MM ptas) Instalaciones necesarias:Una oficina aprox. de 100 m2 Material necesario:Equipos informáticos adaptados a las necesidades del negocio (escaners de alta velocidad y equipos de lectura de soporte magnético) Personal necesario:5 personas Cualificación del personal:1 administrativo, 1 comercial, 1 documentalista, 2 técnicos informáticos Cifras en punto de equilibrio: Ingresos / ventas antes de IVA:270.400 euros (45 MM ptas/año) Gastos: Personal: 30% Marketing: 5% Compras: 40% Alquileres: 4% I+D: 5% Amortizaciones: 10% Financieros: 1% Generales: 10% Otros: 5% Total de gastos:270.400 euros (45 MM ptas/año) Datos de mercado: Volumen de facturación del sector: 15 mill euros (2.500 mill ptas) % Facturación grandes empresas del sector: 40% % Facturación pequeñas empresas del sector: 60% |
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